Microsoft schickt jetzt hochoffiziell den SharePoint Designer 2010 Workflow auf Office 365 in Ruhestand. Somit werden sich sicher viele Fragen, wie sie eine SharePoint Workflow Migration auf Flow durchführen, um ihre alten Workflows zu migrieren? Im Folgenden lesen sie alle wichtigen Themen und unser Conclusio.
Die Timeline zur Abschaltung
Die beiden wichtigsten Punkte zur SharePoint Workflow Migration:
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- Starting August 1st, 2020, SharePoint 2010 workflows will be turned off for any newly created tenants.
- Starting November 1st, 2020, Microsoft will remove the ability to run, or create, and or execute SharePoint 2010 workflows from existing tenants.
Das heißt im Klartext, wenn ihre Organisation noch SharePoint 2010 Workflows benutzt, werden diese nach dem 1.11.2020 nicht mehr funktionieren!
SharePoint 2013 Workflows werden weiterhin unterstützt. Diese sind aber standardmäßig für neue Tenants beginnend mit 1.11.2020 deaktiviert.
Es empfiehlt sich dringend, auf Power Automate Flow oder andere Lösungen umzusteigen. Hier ist eine SharePoint Workflow Migration unumgänglich, will man die Workflows weiterhin verwenden.
Folglich ist aber auch absehbar, dass auch in nicht allzu ferner Zukunft ebenso 2013er Workflows deaktiviert werden. Man muss sich daher auch dazu bereits Gedanken machen. Vorsicht ist besser als Nachsicht. Offizielle Details hierzu
Aktuelle SharePoint 2010 Designer Workflows finden?
Sie sind sich nicht sicher, wo oder wie viele SharePoint 2010 Workflows sie in ihrer Organisation verwenden?
Microsoft bietet hierzu ein hilfreiches Tool um das herauszufinden – den SharePoint Modernization Scanner.
Und eine ausführliche Anleitung dazu.
Die SharePoint Workflow Migration und ihre Schwächen
„Migration“ ist in diesem Fall vielleicht ein nicht ganz so passender Begriff, da eine 1:1 Migration aktuell unmöglich ist.
Es ist auch nicht absehbar, ob hierfür zukünftig Tools bereitgestellt werden.
In der derzeitigen Situation, ist es notwendig den SharePoint Designer 2010 Workflow als Power Automate Flow neu abzubilden.
Das sollte man einmal setzen lassen. Hier werden jetzt sicher einige schlucken, da das unter anderem ein nicht unerheblicher Aufwand ist.
Power Automate Flows unterstützen jedoch viele Arten, Aktionen und Konnektoren, sodass die Chance groß ist, dass ihr Workflow übertragbar ist.
Eine detaillierte Liste der Flow Funktionalität im direkten Vergleich zu SharePoint 2010 Workflows finden sie hier.
Die größten Unterschiede und Hürden bei der SharePoint Workflow Migration auf Flow
Wie jedes System hat aber auch Flow seine Shortcomings.
Was dabei sehr ins Auge springt ist,
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- die maximale Laufzeit eines Flows von 30 Tagen
- und die max. Verlaufs-Historie von 30 Tagen
Was nichts anderes heißt, als Flows können nicht länger als 30 Tage laufen und 30 Tage nach der Ausführung gibt es den Verlauf nicht mehr… bitter.
Ein Detailliste mit allen Limitationen finden sie hier.
Unsere Standard Lösung
Für die beiden dringlichsten Knackpunkte SharePoint Workflow Migration auf Flow – der Laufzeit und Historie von 30 Tagen ist sowohl simpel als auch effizient!
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- Da es nicht unüblich ist, dass besonders Genehmigungsprozesse länger als 30 Tage dauern können in denen keine Interaktion mit dem Flow passiert umgeht dieses Problem z.B.: ein wöchentlicher Reminder, dass noch eine Aufgabe offen ist.
Das setzt den 30 Tage Timer sozusagen immer wieder zurück. - Problem #2 ist leicht aufwendiger.
Da die Verlaufshistorie von Flow nach 30 Tagen gelöscht wird protokollieren wir diese selbst. Hierfür haben sich zwei Methoden bewährt:- Entweder am Element selbst als fortgeführtes Mehrfach Textfeld, welches in den Formularen ausgeblendet wird um Nutzer nicht zu verwirren.
- Oder in einer separaten Protokoll Liste, mittels verlinktem Lookup Feld. Mit beiden Varianten konnten wir bereits für unsere Kunden zufriedenstellende Lösungen bereitstellen.
- Da es nicht unüblich ist, dass besonders Genehmigungsprozesse länger als 30 Tage dauern können in denen keine Interaktion mit dem Flow passiert umgeht dieses Problem z.B.: ein wöchentlicher Reminder, dass noch eine Aufgabe offen ist.
Natürlich beraten wir sie auch gerne bei weiterführenden Fragen oder Lösungen für individuelle Anforderungen.
Unsere maßgeschneiderte Lösung!
Für all jene, die bereits die SharePoint Workflow Migration auf Power Automate Flow durchgeführt haben, denen Flow aber dennoch nicht ausreichend Funktionalität bietet haben wir eine weitere Antwort – das Smarter.IMS Workflow Management System für O365 und OnPremise SharePoint.
Hierbei handelt es sich um ein in Eigenentwicklung erstelltes Tool, welches (Dokumenten)Freigaben, Nachweisliche Kenntnisnahmen, Verteilung via Email, Verlauf als Ganzheitliches Workflow Freigabe System abbildet.
Hiermit ist es möglich alle Anforderungen Individuellster Art in einem Workflow abzubilden.
Erfahren sie mehr hierzu im nächsten Blog, oder nutzen sie unser Kontaktformular.