O2S Logo

Hier findest du das Benutzerhandbuch für unser Outlook Add-In O2S. Das Benutzerhandbuch im PDF-Format findest du hier. Sollten noch Fragen offen bleiben, kontaktiere bitte unseren Support.

1.1 Systemvoraussetzungen

O2S ist mit folgender Software kompatibel:

  • Microsoft Windows Vista/7/8/8.1/10 
  • Microsoft Server 2008/2013/2016 
  • Microsoft Office 2010/2013/2016 
  • SharePoint 
  • SharePoint 2010, 2013, 2016, Office 365 
  • alle Authentication-Types (Windows, Forms, Ntml, Kerberos, Claims-Federated…) 
  • Internet Explorer 8 und aktuellere Versionen

Wichtig: Neben dem Produkt wird außerdem das .NET Framework 4.0 benötigt (die Vollversion, nicht das Client-Profil). Sollten Sie das .NET Framework 4.0 nicht auf Ihrem Rechner installiert haben, so wird automatisch ein Download-Link zur automatischen Installation zur Verfügung gestellt. 


1.2 Installationsmöglichkeiten 

Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten, um O2S zu installieren. Für beide werden Administrations-Berechtigungen vorausgesetzt! 

  • Installation über die setup.exe 
  • Installation über die setup_package.msi 

Die einfachere Installationsmöglichkeit ist der Installationsprozess via Setup.exe, welcher im Folgenden beschrieben wird. Wollen Sie O2S via setup_package.msi installieren, finden Sie im hinteren Teil des Benutzerhandbuches eine detaillierte Beschreibung des Installationsvorgangs. 


1.3 Installationsprozess via Setup.exe 

Vorab: Falls Sie O2S installieren, wird es für alle User am System installiert. Die jeweiligen Registry-Einträge finden sich unter HKEY_LOCAL_MACHINE. 

Für den Installationsprozess empfiehlt es sich alle laufenden Microsoft Office Produkte zu beenden. 

Um die Installation des „O2S“ zu starten, doppelklicken Sie bitte auf „setup“:

Bestätigen Sie im Anschluss den Start des Installationsvorgangs mit „Ja“. Daraufhin öffnet sich der O2S Installation Setup Wizard: 

Wählen Sie „Next“ um O2S auf Ihrem Rechner zu installieren und folgen Sie dem Verlauf. Um die Installation erfolgreich abzuschließen, schließen Sie bitte das Installationsfenster mit Klick auf „Close“.

Für die Verwendung des SharePoint Explorers muss dieser eventuell zuvor für jeden User aktiviert werden.  

  • Öffnen Sie bitte Microsoft Outlook.  
  • Im Start-Menüband von Outlook finden Sie ganz rechts außen nun die neu hinzugekommenen O2S Buttons. Nach Klick auf „Navigation“ öffnet sich im rechten Bildschirmbereich die O2S App. 
  • Geben Sie in das dafür vorgesehene Feld den Aktivierungscode ein und klicken Sie auf „Aktivieren“:

Durch Eingabe eines gültigen Aktivierungscodes wird die Lizenz zur Benutzung verifiziert, wodurch O2S benutzt werden kann.  

Wenn Sie zuvor schon mit einer früheren O2S Version gearbeitet haben, werden Ihre Einstellungen, Verknüpfungen und Gruppen in die O2S Navigation übernommen. 

Wenn Sie O2S erstmalig installieren, so sind SharePoint Verknüpfungen bzw. Navigationsgruppen erst anzulegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel 4 dieses Benutzerhandbuchs.

3.1 Ein- und Ausblenden von O2S in Outlook 

O2S kann in der rechten oberen Bildschirmecke im Outlook Start-Menüband durch Klicken auf „Navigation“ ein- und durch erneutes klicken wieder ausgeblendet werden:

Weiters werden noch folgende Elemente angezeigt: 

  • Optionen: Die Einstellungen für O2S (siehe Kapitel 8). 
  • Supportanfrage: Öffnet in Outlook eine neue E-Mail die in den Settings an unseren Smarter Business Support voreingestellt adressiert ist.

3.2 O2S Add-In Fenster 

Auf der obersten Ebene von O2S sind folgende Elemente sichtbar: 

  • Falls Sie bisher eine ältere Version des O2S installiert hatten, finden Sie hier alle installierten Gruppen und Verlinkungen. 
  • „+ Neu“: Hier können Sie neue Gruppen anlegen, oder neue SharePoint Verlinkungen erstellen (siehe: Hinzufügen von Gruppen und SharePoint Seiten). 
  • Das kleine Dreieck in der rechten oberen Ecke Ihres O2S öffnet ein Menü, wo Sie Ihr O2S individuell verschieben, die Größe ändern und mit Schließen auch wieder ausblenden können.  
  • Mit Klick auf X in der rechten oberen Ecke können Sie ebenfalls die Anwendung schließen. 

3.3 O2S Workspace Fenster 

Beim Arbeiten mit O2S erscheint ein eigenes Workspace Fenster zur Bearbeitung im Zentrum von Microsoft Outlook, welches die Größe automatisch anpasst und zugeklappt wird, sollte es nicht verwendet werden:  

Je nach SharePoint Element können hier z.B. bei einer Dokumentenbibliothek Dokumente hochgeladen / bearbeitet / gelöscht oder Ordner erzeugt werden. Dieses Fenster kann durch klicken auf das Stecknadel-Symbol in der Menüleiste rechts oben in Outlook angeheftet werden, um ein paralleles arbeiten mit dem SharePoint Fenster und Outlook zu vereinfachen. Durch erneutes klicken auf das Stecknadel-Symbol kann das Fenster wieder gelöst werden.

Ist die Stecknadel waagrecht zu sehen, so ist das Fenster nicht angeheftet und das Fenster wird automatisch minimiert, sobald Sie eine Aktion in Outlook beginnen. Wenn die Stecknadel senkrecht angezeigt wird (wie auf dem oben gezeigten Screenshot), so ist das Fenster angeheftet und Sie können in Outlook bspw. eine E-Mail via Drag&Drop bequem hochladen, ohne dass das Fenster automatisch minimiert wird.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Bibliotheken und Listen mit O2S finden Sie in den Kapiteln 6 und 7 dieses Benutzerhandbuchs.Seitenumbruch 


3.4 Kontextmenü und Drei-Punkte Menü 

Grundsätzlich finden Sie alle Bearbeitungsmöglichkeiten im Kontextmenü (öffnet sich durch Rechtsklick) oder im Drei Punkte Menü (…) in der Menüzeile von O2S. Sobald Sie ein Element in der Navigation ausgewählt haben, erscheinen die drei Punkte rechts neben dem Menüpunkt
„+ Neu“:

Alle Aktionen, die in diesem Benutzerhandbuch mittels Kontextmenü durchgeführt werden, können Sie somit auch über das Drei-Punkte-Menü durchführen, falls dies Ihrer gewohnten Arbeitsweise mehr entspricht. 

4.1 Hinzufügen von SharePoint Seiten 

Wenn Sie sich im O2S befinden, haben Sie grundsätzlich zwei verschiedene Möglichkeiten um Ihre SharePoint Seiten zu verbinden: 

a) SharePoint verbinden: Geben Sie die URL Ihres SharePoints ein und klicken Sie auf „Weiter“:

b) Sie können die Verlinkung aber auch mittels Drag and Drop in die Navigation legen. Ziehen Sie einfach Ihre URL von Ihrem Browserfenster in die O2S Navigation:

Optional können Sie dann:  

  • …den automatisch ermittelten Namen ihrer SharePoint Seite mit einem eigenen, beliebigen Namen versehen indem Sie im Feld „Titel“ die gewünschte Bezeichnung eintragen.  
  • …die SharePoint Seite entweder in der allgemeinen Navigation (wie hier gezeigt) oder unter Ihrer gewünschten Navigationsgruppe (siehe Kapitel 4.3) ablegen. Öffnen Sie dafür das Drop-Down Menü im Feld „Wo:“ durch klicken auf das Pfeilsymbol und wählen Sie den gewünschten Speicherort aus. 
  • Schließen Sie die Aktion mit „Speichern“ ab. 

Bei erfolgreichem Hinzufügen wird dann die entsprechende SharePoint Seite in der Navigation angezeigt. Durch klicken auf das kleine Dreieck links neben der Bezeichnung wird Ihnen der darunterliegende Strukturbaum Ihres SharePoints geladen.


4.2 Hinzufügen von eigenen Navigationsgruppen 

Gruppen ermöglichen Ihnen ihre SharePoint Elemente individuell nach ihren Bedürfnissen zu strukturieren. Wollen Sie z.B. einen schnellen Zugriff auf häufig genutzte Elemente (wie z.B. die Aufgabenliste und Dokumentenbibliothek von 2 aktuellen Projekten) so können Sie sich z.B.: eine Gruppe in der Navigation erstellen (oder fassen Sie wichtige Office365 Elemente in einer Office365 Navigationsgruppe zusammen).  

So können Sie dementsprechend verschiedene Elemente von Ihren SharePoint Seiten, welche Sie häufig nutzen direkt Öffnen, ohne diese stets in den verschiedenen Seiten und Unterordnern, etc. zu suchen. Bei Elementen in einer Navigationsgruppe wird nur die aktuelle Liste / Ordner dargestellt und nicht etwaige Unterelemente (wie z.B. Ordner). 

So können Sie eine neue Gruppe in Ihrer Navigation hinzufügen:

  • Eine neue Gruppe können Sie erstellen, indem Sie in der O2S Navigation auf „+ Neu“ klicken und Navigationsgruppe auswählen. 
  • Tragen Sie einen beliebigen Namen ein und klicken Sie auf „Speichern“. 

Nach erfolgreichem Anlegen wird Ihnen die neu erstellte Gruppe in der Navigation angezeigt:

Optional können Sie mit dieser Aktion in einer Gruppe auch eine Untergruppe erstellen. Öffnen Sie mit dem Pfeilsymbol im Feld „Wo:“ (oben grau dargestellt) das Drop-Down Menü und wählen Sie die entsprechende Gruppe aus. 


4.3 Hinzufügen von SharePoint Elementen in eine Gruppe  

Mit Hilfe der Gruppierungsfunktion können Sie bspw. themenspezifisch Ihre Gruppe von SharePoint Seiten, die Sie häufig benutzen, in einer Gruppe zusammenfassen. Dabei können die Elemente in der Gruppe auch aus internen und externen SharePoint URL-Adressen bestehen:

So können Sie ein Element zu einer Gruppe hinzufügen:  

  • Wählen Sie das gewünschte Element durch einen Rechtsklick aus und klicken Sie dann auf „Speichern unter…“. 
  • Optional können Sie dann den Namen ändern, indem Sie im Feld „Titel“ die gewünschte Bezeichnung eintragen.  
  • Öffnen Sie das Drop-Down Menü des Feldes „Wo:“ durch klicken auf das Pfeilsymbol und wählen Sie die gewünschte Gruppe aus. 
  • Durch „Speichern“ schließen Sie die Aktion ab. 

Nach erfolgreichem Hinzufügen wird in der entsprechenden Gruppe das Element in der Navigation angezeigt: 


4.4Manuelles aktualisieren der Navigation 

Das Laden bzw. Aktualisieren der SharePoint Navigation erfolgt beim Aufklappen automatisch. Falls sich die Navigation am SharePoint ändern sollte, während Sie die O2S Navigation geöffnet haben, können Sie diese auch manuell laden.  

So können Sie Ihre Navigation manuell laden: 

  •  Mittels Rechtsklick auf die entsprechende SharePoint Seite öffnen Sie das Kontextmenü und klicken dann auf „Neu laden“. 
  • Nach einem kurzen Augenblick lädt O2S die ausgewählte SharePoint Seite neu und zeigt nun die geänderten bzw. neu hinzugekommenen Elemente in der Navigation an: 

4.5 Entfernen von SharePoint Seiten 

Nicht mehr benötigte SharePoint Seiten oder Navigationsgruppen können aus der O2S Navigation wieder entfernt werden, um diese effizient, übersichtlich und aufgeräumt zu halten. 

So entfernen Sie SharePoint Seiten aus Ihrer Navigation: 

  • Mit Rechtsklick auf die zu entfernende SharePoint Seite öffnen Sie das Kontextmenü. 
  • Nach Klick auf „Entfernen“ wird die SharePoint Seite aus der Navigation entfernt:

4.6 Entfernen von Gruppen oder Elementen in einer Gruppe 

Beim Entfernen von individuell erstellen Navigationsgruppen können Sie mit der obig beschriebenen Vorgangsweise entweder ganze Navigationsgruppe entfernen, oder aber nur einzelne Elemente daraus löschen: 

Bitte beachten Sie, dass beim Entfernen von SharePoint Seiten auch immer die darunter liegenden Elemente (Unterseiten, Listen, Bibliotheken etc.) aus der O2S Navigation entfernt werden.  

Wenn Sie die Option „Entfernen“ nicht auswählen können, dann liegt das daran, dass Sie im Strukturbaum Ihres SharePoint innerhalb der Listen navigieren. Aus diesem Grund wird im Kontextmenü die Option „Entfernen“ nicht zur Auswahl angeboten.Seitenumbruch 


4.7 Öffnen von SharePoint Seiten 

SharePoint Seiten bzw. Links in der Navigation werden durch Anklicken im Browser geöffnet. Das integrierte Workspace Fenster kann keine SharePoint Seiten anzeigen und dient lediglich zur Interaktion des Benutzers mit Elementen (Listen/Items) auf der SharePoint Seite. 

Um zu erkennen, welche SharePoint Elemente durch Anklicken automatisch im Workspace Fenster und welche automatisch im Browser geöffnet werden, können Sie wie folgt feststellen: 

Wenn Sie sich mit dem Mauszeiger auf ein Element in Ihrer Navigation stellen, wird ein Hinweis, dass dieses Element entweder im Browser, oder im Workspace Fenster („Öffnen“) geöffnet werden kann, angezeigt: 

Durch Anklicken des jeweiligen Elements wird dann dieses entweder im Browser oder im Workspace Fenster geöffnet. 

Elemente, die als Workspace Fenster geöffnet werden können, können Sie aber auch direkt im Browser öffnen. Diese Funktion ermöglicht Ihnen einen direkten Zugriff auf eine bestimmte SharePoint Seite, ohne dass Sie zunächst zu Ihrem SharePoint wechseln und dann im SharePoint zu der gewünschten Seite navigieren müssen.

Mit Rechtsklick auf das gewünschte Element, öffnen Sie das Kontextmenü, wo Sie die Option „Öffnen im Browser“ auswählen: 


4.8 Verschieben von SharePoint Seiten 

Sie können eingefügte SharePoint Seiten in Ihrer Navigation in eine beliebige Gruppe verschieben, oder eine SharePoint Seite aus einer Gruppe in die allgemeine Navigation verschieben.  

So verschieben Sie SharePoint Seiten in der O2S Navigation: 

  • Mit einem Rechtsklick auf die zu verschiebende SharePoint Seite öffnen Sie das Kontextmenü und klicken auf „Verschieben nach…“.  
  • Anschließend wählen Sie den gewünschten Speicherort im Drop-Down Menü im Feld „Wo:“ aus. 
  • Schließen Sie mit Klick auf „Verschieben“ die Aktion ab.  

Nach erfolgreichem Verschieben wird die Verlinkung in der Navigationsansicht entsprechend angezeigt: 

Bitte beachten Sie, dass durch Verschieben von SharePoint Seiten auch immer die darunterliegenden Elemente (Unterseiten, Listen, Bibliotheken etc.) aus der O2S Navigation mitverschoben werden. 

Möchten Sie nur einzelne Elemente in einer Gruppe oder in der allgemeinen Navigation anzeigen lassen, so verwenden Sie bitte die Funktion „Speichern unter…“ (siehe Kapitel 4.9).  


4.9 Speichern von einzelnen Elementen in der Navigation oder in einer Gruppe 

Wenn Sie bspw. einzelne SharePoint Bibliotheken oder SharePoint Listen häufig benutzen, können Sie diese direkt in die Navigation oder in eine Gruppe speichern, um damit einfacher, schneller und bequemer zu arbeiten.  

So speichern Sie Ihre Elemente direkt in der Navigation oder in einer Gruppe ab: 

  • Mit einem Rechtsklick auf das zu speichernde Element öffnen Sie das Kontextmenü und klicken auf „Speichern unter…“.  
  • Optional können Sie den Namen im Feld „Titel“ beliebig ändern. 
  • Anschließend wählen Sie den gewünschten Speicherort im Drop-Down Menü des Feldes „Wo:“ aus. 
  • Schließen Sie mit Klick auf „Speichern“ die Aktion ab.  

Nach erfolgreichem Speichern wird die Verlinkung in der Navigationsansicht entsprechend angezeigt: 


4.10 Sortieren der Navigation und von SharePoint Elementen in einer Gruppe  

Sie können die Navigation, Elemente innerhalb einer Gruppe und Verlinkungen beliebig nach oben oder nach unten verschieben. 

  • Öffnen Sie beim jeweiligen Element durch Rechtsklick das Kontextmenü und klicken Sie auf die gewünschte Aktion.  

Das Element wird nach der Aktion in der Navigation um eine Position nach oben oder nach unten verschoben angezeigt: 

Wenn Sie die Optionen „Nach oben“ und „Nach unten“ nicht auswählen können, dann liegt das daran, dass Sie im Strukturbaum Ihres SharePoint navigieren. Aus diesem Grund werden im Kontextmenü diese Optionen nicht zur Auswahl angeboten.Seitenumbruch 


4.11 Umbenennen von Gruppen und Elementen 

Sie können Gruppen, Elemente oder auch Verlinkungen beliebig umbenennen.  

  • Mit Rechtsklick auf das umzubenennende Element öffnen Sie das Kontextmenü und klicken auf „Eigenschaften“. 
  • Hier kann im Feld „Titel“ ein beliebiger Name eingetragen werden.  
  • Mit „Speichern“ werden Ihre Änderungen gespeichert. 

Nach erfolgreichem Umbenennen wird nun das Element unter neuen Namen in Ihrer Navigation angezeigt:  

Bitte beachten Sie, dass SharePoint Verlinkungen, die in der O2S Navigation angezeigt werden, umbenannt werden können, die darunterliegenden Elemente jedoch nicht. Dass liegt daran, dass Sie im Strukturbaum Ihres SharePoints navigieren.

5.1 Layout und Bedienung 

Mit Klick auf die gewünschte Liste in der Navigation, öffnet sich das Workspace Fenster inmitten von Microsoft Outlook:

Wie in Kapitel 3.3 bereits beschrieben, können Sie das Fenster mit Klicken auf das Stecknadel-Symbol anheften und durch erneutes klicken wieder lösen. Beim Schließen des Fensters wird die letzte Einstellung gespeichert.  

Neben den bestehenden Funktionen im SharePoint haben Sie hier im Workspace Fenster noch weitere Möglichkeiten die Ihnen das Arbeiten mit einer Liste erleichtern. Das Workspace Fenster umfasst bei Listen folgende Funktionen: 

  • Mit „Neu laden“ werden Elemente, die am SharePoint geändert wurden, während Sie das Fenster geöffnet haben, neu in das Workspace Fenster geladen. 
  • Mit „+ Neu“ können Sie neue Elemente der Liste hinzufügen oder neue Ordner anlegen. 
  • Sie können aber auch mittels Drag & Drop neue Elemente hinzufügen.  
  • Sie können die Liste filtern und sortieren. 
  • Sie können die im SharePoint angelegten Listenansichten anwenden. 
  • Sie können Eigenschaften von Elementen im Workspace Fenster durch klicken des „Formular“ Symbols     in der rechten, oberen Ecke anzeigen lassen. 
  • Sie können die Liste mit Hilfe der Suchfunktion durchsuchen. 

Mit der Funktion „+ Neu“ können Sie bspw. einen neuen Ordner oder ein neues Dokument direkt auf SharePoint erstellen. Es stehen Ihnen dabei jene Inhaltstypen zur Verfügung (z.B.: docx, xlsx, ppt etc.), die in dieser Liste/Bibliothek auf Ihrem SharePoint hinterlegt sind.  


5.2 Öffnen und Herunterladen von Dokumenten und Ordnern 

Generell können Dokumente im Workspace Fenster mittels einfachen Mausklick geöffnet bzw. heruntergeladen werden. Mit einem Mausklick auf Ordner im Workspace Fenster wird dieser im Workspace Fenster geladen und angezeigt.  


5.3 Navigieren im Workspace 

Unterhalb des Menüpunkts „+ Neu“ wird Ihnen immer der aktuelle Dateipfad angezeigt. Wenn Sie in Unterordnern arbeiten, können Sie mittels Klick auf den jeweiligen Ordnertitel im Dateipfad wieder nach oben navigieren: 


5.4 Ändern der Spaltenbreite 

Die Spalten können im Workspace Fenster individuell aufgezogen oder verkleinert werden. 

So ändern Sie die Spaltenbreite: 

  • Sobald Sie sich mit dem Mauszeiger über die gewünschte Spalte stellen, wird diese grau hinterlegt und es erscheint ein senkrechter Strich am rechten Spaltenende.  
  • Klicken Sie diesen an und halten Sie diesen gedrückt, während Sie die Spalte auf die gewünschte Breite ziehen.  
  • Durch loslassen der Maustaste schließen Sie die Aktion ab. 

5.5 Verwendung der Suchfunktion 

Mit Hilfe der Suchfunktion können Sie Dokumente schnell und einfach wiederauffinden. Das Suchfeld im O2S Workspace Fenster arbeitet mit der Volltextsuche, d.h. es werden auch die Inhalte der hochgeladenen Dokumente nach Ihrem Suchbegriff durchsucht.  

Je nachdem in welcher „Navigationsebene“ Sie sich im Strukturbaum befinden, werden auch alle darunter liegenden Ordner durchsucht. Alle Ordner und Inhalte die hierarchisch über Ihrer Seite im Strukturbaum liegen, werden nicht durchsucht.  

  • Sie finden das Suchfeld in der rechten oberen Ecke des Workspace-Fensters mit der grauen Aufschrift „Ein Element finden“.  
  • Klicken Sie in das Feld hinein und geben Sie einen, oder auch mehrere Suchbegriffe ein. Je spezifischer diese Begriffe sind, desto besser fällt Ihr Suchergebnis aus. Bei mehreren Suchbegriffen trennen Sie diese bitte mit einem Leerzeichen. 
  • Optional können Sie mit den Filter- und Sortierfunktionen Ihr Suchergebnis noch weiter verfeinern und die Ergebnisliste so noch weiter reduzieren. Weitere Informationen zu Filtern und Sortieren finden Sie in den Kapiteln 6.7 und 6.8. 
  • Um wieder in die ursprüngliche Ansicht zurückzukehren klicken Sie auf das X im Suchfeld. Damit wird der Suchbegriff sowie das Suchergebnis gelöscht. 

Bitte beachten Sie, dass ein Dokument zuerst im Suchindex Ihres SharePoints hinterlegt werden muss, bevor Sie es über die Suche auch wieder auffinden können. Falls Sie ein Dokument gerade erst hochgeladen haben und dieses mit der Suchfunktion nicht finden können, liegt das daran, dass dieses noch nicht im SharePoint Suchindex hinterlegt wurde. Die Dauer bis der SharePoint Suchindex aktualisiert wird, kann je nach Konfiguration der SharePoint Farm, variieren.


5.6 Arbeiten mit mehreren Workspace Fenstern 

Wenn Sie mehrere Listen oder Bibliotheken für einen Arbeitsschritt gleichzeitig benötigen, können Sie dies mit der praktischen „Öffnen im neuen Fenster“ Funktion einfach umsetzen: 

  • Sie haben bereits ein SharePoint Seite im Workspace Fenster geöffnet.  
  • Mit einem Rechtsklick auf die neu zu öffnende SharePoint Seite öffnen Sie das Kontextmenü und klicken auf „Öffnen im neuen Fenster“.  

Sie können damit auch eine bereits geöffnete SharePoint Seite nochmals öffnen und sich unterschiedliche Ansichten, Sortierungen oder Filterungen der gleichen Liste oder Bibliothek anzeigen lassen: 

6.1 Hinzufügen von Elementen zu einer Liste 

Wenn Sie ein neues Dokument oder einen neuen Ordner anlegen möchten, können Sie diese im Workspace Fenster erstellen wie folgt:

  • Im Workspace Fenster klicken Sie auf „+ Neu“ und wählen den gewünschten Dateitypen aus.  
  • Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie anschließend auf „Speichern“. 
  • Bei erfolgreichem Hinzufügen wurde nun das Dokument oder der Ordner in der Liste erstellt. 
  • Wenn Sie ein neues Dokument erstellt haben öffnet sich dieses im vorgesehenen Standardprogramm. 

Wie bereits erwähnt, stehen Ihnen beim Anlegen von neuen Elementen die Inhaltstypen von SharePoint (Name und Beschreibung kommen von Ihrem SharePoint) zur Verfügung. Diese Funktion beinhaltet die Inhaltstypen von Ordnern, Dokumenten und Listeinträgen (Items). 

Wenn Sie bestehende Dokumente oder auch Ordner bzw. ganze Ordnerstrukturen hochladen möchten, können Sie dies mittels Drag & Drop bequem und einfach durchführen. Weitere Informationen zu diesem Vorgang finden Sie im Kapitel 6.4. 


6.2 Erstellen von neuen Listeneinträgen mittels Drag & Drop

Mit O2S können Sie auch mittels Drag & Drop schnell, einfach und bequem durch Hochladen eines Dokumentes oder einer E-Mail, ein neuen Listeneintrag erzeugen. Mit dieser Funktion können Sie aber auch zu einem bestehenden Listeneintrag Dokumente, E-Mails etc ablegen.  

  • Markieren Sie jenes Element, die Sie hochladen möchten. 
  • Ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste in das geöffnete Workspace Fenster hinein und lassen Sie dann die Maustaste los. 
  • Nach einem kurzen Augenblick werden die Elemente in die Liste hochgeladen und es öffnet sich das Bearbeitungsfenster, wo Sie nun Änderungen vornehmen können, und mit „Speichern“ die Aktion abschließen. 

6.3 Hochladen von Dokumenten zu einem Listeneintrag 

Zu bereits bestehenden Listeneinträgen können Sie auf diese Weise ebenfalls Dokumente hinzufügen. Wenn Sie nur einen E-Mail Anhang und nicht das gesamte E-Mail hochladen möchten, so können Sie dies ebenfalls mittels Drag & Drop möglich. 

  • Markieren Sie jene/s Dokument/e, die Sie hochladen möchten. 
  • Ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste in das Workspace Fenster zu dem jeweiligen Listeneintrag hinein und lassen Sie dann die Maustaste los. 
  • Nach einem kurzen Augenblick werden die Elemente in den Eintrag hochgeladen und es öffnet sich das Bearbeitungsfenster, wo Sie nun Änderungen vornehmen können, und mit „Speichern“ die Aktion abschließen. 

Falls Sie hochgeladene Dokumente in einem Eintrag nicht mehr benötigen, können Sie im Bearbeitungsfenster hochgeladene Dokumente jederzeit löschen. Klicken Sie dafür einfach links neben dem entsprechenden Dokument auf „Löschen“. 


6.4 Hochladen von mehreren Dokumenten 

Mit O2S können Sie mittels Drag & Drop schnell, einfach und bequem lokal gespeicherte Dokumente auf Ihren SharePoint ablegen.  

  • Markieren Sie jene Elemente, die Sie hochladen möchten. 
  • Ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste in das Workspace Fenster hinein und lassen Sie dann die Maustaste los. 
  • Nach einem kurzen Ladevorgang werden die Elemente in die Liste hochgeladen.  

Sie haben nun zwei Optionen zur Auswahl: 

  • Mit „Schließen“ beenden Sie den Hochladevorgang und schließen das Dialogfenster. 
  • Wenn Sie aber die Metadaten zu den hochgeladenen Dokumenten bearbeiten möchten, so klicken Sie bitte auf „Eigenschaften bearbeiten“. 
  • Mit Klick auf „Eigenschaften bearbeiten“ öffnet sich das Bearbeitungsfenster um benötigte Metadaten zum Dokument einzutragen. 
  • Im Bearbeitungsfenster ist oberhalb des Menübandes die Einstellung „Attribute für jede Datei manuell setzen“ standardmäßig ausgewählt.  
  • Mit Klick auf den grauen Button können Sie hier jedoch zwei weitere Einstellungen vornehmen: 
  • „Die gleichen Attribute für die folgende Datei vorschlagen“:

    Es werden die Metadaten aus dem aktuellen Bearbeitungsformular für das nächste zu bearbeitende Element automatisch übernommen.D.h. mit Klick auf „Speichern“ wird das gezeigte Element mit den Daten abgelegt. Gleichzeitig wird das nächste Element in das Bearbeitungsformular geladen. Dabei werden die Felder mit den Metadaten automatisch befüllt. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Dokumente mit annähernd gleichen Metadaten, möglichst einfach und effizient zu bearbeiten.
     
  • „Die gleichen Attribute für alle restlichen Dateien verwenden“:Es werden die gleichen Metadaten für alle hochgeladenen Dokumente verwendet. Mit dieser Funktion geben Sie einmalig die benötigten Metadaten ein und O2S übernimmt diese Einträge selbstständig für alle Elemente. Mit dieser Funktion können Sie selbst große Datenmengen in kürzester Zeit hochladen.Auf diese Weise können Sie auch ganze Ordner oder Ordnerstrukturen in Ihrer ausgewählten SharePoint Bibliothek ablegen. 

 Nach erfolgreichem Hochladen können Sie die Elemente im Workspace Fenster bei Bedarf jederzeit wieder bearbeiten (siehe Kapitel 6.7). 


6.4.1 Hochladen – Dateiname ist zu lang 

Bitte beachten Sie, dass in der URL von Microsoft SharePoint maximal 256 möglich sind. D.h. beim Hochladen von Ordner oder ganzen Ordnerstrukturen, die sehr lange Dateipfade und/oder Dateinamen tragen, ist ein Hochladen aufgrund dieser Zeichenbegrenzung nicht vollständig möglich. In diesem Fall erhalten Sie folgende Meldung: 

  • Mit Klick auf „Umbenennen und Hochladen“ können Sie die Dateien trotzdem hochladen.Bitte beachten Sie, dass mit dieser Option alle Zeichen nach der 256 Stelle automatisch herausgekürzt werden (Diese Option können Sie auch generell aktivieren um nicht jedes Mal danach gefragt zu werden. Weitere Informationen finden Sie dazu im Kapitel 8 bzw. Kapitel 10 dieses Benutzerhandbuchs.).
  •  Mit „Nicht Hochladen“ wird nur die im Fenster angezeigte Datei übersprungen und das Hochladen mit den anderen, ebenfalls hochzuladenden Dateien fortgesetzt.
  • Mit „Abbrechen“ können Sie den gesamten Hochladevorgang abbrechen. In diesem Fall werden keine Dateien hochgeladen.

Bitte beachten Sie, dass beim Hochladen von Dokumenten oder E-Mails beim Ablegen auf SharePoint nicht erlaubte Sonderzeichen (z.B.: \, /, :, *, ?, %, ~, & etc.) automatisch entfernt werden! 

Weitere Informationen zu nicht erlaubten Sonderzeichen finden Sie auch unter: https://support.microsoft.com/de-at/help/2933738/restrictions-and-limitations-when-you-sync-sharepoint-libraries-to-you 


6.4.2 Hochladen – Datei existiert bereits 

Falls eine Datei im Zielverzeichnis bereits existiert, wird dies beim Hochladen von O2S erkannt und Sie erhalten folgende Meldung: 

  • Mit Klick auf „Hochladen und Ersetzen“ wird dies bestehende Datei mit der aktuell hochgeladenen Datei ersetzt. Diese Option können Sie auch generell aktivieren um nicht jedes Mal danach gefragt zu werden. Weitere Informationen finden Sie dazu im Kapitel 8 bzw. Kapitel 10 dieses Benutzerhandbuchs.
  • Mit Klick auf „Nicht Hochladen“ werden die im Zielverzeichnis vorhandenen Dateien belassen und die aktuelle Datei wird nicht hochgeladen. 
  • Mit Klick auf „Hochladen, aber alle Dateien behalten“ werden alle Dateien hochgeladen und erhalten eine fortlaufende Nummer am Dateinamen angehängt. 
  • Mit Klick auf „Lass mich für jede Datei einzeln entscheiden“ können Sie im anschließenden Fenster für jede Datei die Auswahl treffen, ob Sie die Datei Hochladen und Ersetzen/Nicht Hochladen/Hochladen aber alle Dateien behalten möchten. 
  • Mit „Abbrechen“ können Sie den gesamten Hochladevorgang abbrechen. In diesem Fall werden keine Dateien hochgeladen.  

6.5 Funktionen bei Listelementen 

Im Kontextmenü steht Ihnen nach Auswahl eines oder mehrerer Elemente folgende Funktionen zur Verfügung: 

Öffnen: 
Öffnet das ausgewählte Dokument mit dem dafür vorgesehenen Standardprogramm. 

Element anzeigen:  
Das Element wird durch die DisplayForm.aspx der Liste angezeigt. 

Element bearbeiten:  
Das Element wird durch die EditForm.aspx der Liste angezeigt. 

Auschecken:
Checkt das Dokument aus der Bibliothek aus, wenn Sie gesondert Änderungen vornehmen möchten. 

Datei kopieren: 
Kopiert das Element / die Elemente in die Zwischenablage. 

Link zur Datei kopieren: 
Kopiert die URL des Elements / der Elemente in die Zwischenablage.  

E-Mail Datei:  
Öffnet das Fenster zum Senden einer E-Mail, die Datei wird als Anhang angefügt.  

E-Mail Link zur Datei:
Öffnet das Fenster zum Senden einer E-Mail, der Hyperlink zu der Datei / die Hyperlinks zu den Dateien wird /werden in das Textfeld der E-Mail eingefügt.  

Kopie herunterladen:
Öffnet einen Download-Dialogfenster zum Herunterladen von Dokumenten.  

Element löschen: 
Löscht die ausgewählten Elemente (Hinweis: Die Elemente werden tatsächlich auf ihrem SharePoint gelöscht, nicht nur in der Anzeige Ihres Workspace Fensters). 

Weiters werden Ihnen bei Auswahl eines oder mehrerer Elemente folgende Optionen in der Menüzeile angeboten: 

Link senden: 
Öffnet das Fenster zum Senden einer E-Mail, der Hyperlink zu der Datei / die Hyperlinks zu den Dateien wird /werden in das Textfeld der E-Mail eingefügt.  

Link kopieren: 
Kopiert die URL des Elements / der Elemente in die Zwischenablage. 

Herunterladen: (Kopie)
Öffnet einen Download-Dialogfenster zum Herunterladen von Dokumenten.  

Drei-Punkte-Menü (…):
Bietet Ihnen abhängig vom Verzeichnistyp, die gleichen Funktionalitäten wie das Kontextmenü. 


6.6 Zusätzliche Features bei Listelementen 

O2S ist für MS Office so angepasst, sodass verschiedene weitere Funktionen möglich sind. Sie können z.B. Bilder mittels „Datei kopieren“ aus einer Bild- oder Dokumentenbibliothek direkt in MS Word einfügen oder Dokumente aus SharePoint direkt als Attachements bei neuen E-Mails in MS Outlook anfügen. 

  • Wählen Sie die gewünschte Datei aus und öffnen Sie mit Rechtsklick das Kontextmenü. 
  • Mit Datei kopieren wird diese in die Zwischenablage gespeichert. 
  • Fügen Sie die Datei in einem beliebigen MS Office Programm entweder mit Rechtsklick und „Einfügen“ oder mit der „Strg + V“ Tastenkombination ein. 

6.7 Eigenschaften bearbeiten 

Sie können die Metadaten Ihrer abgelegten Dokumente, E-Mails, Präsentationen etc. auf SharePoint auch schnell und bequem im Workspace Fenster bearbeiten.  

  • Wählen Sie dafür einfach das zu bearbeitende Element durch Anklicken aus und klicken Sie rechts im Menü auf das „Formular“ Symbol. Damit öffnet sich in der rechten Fensterhälfte das Eigenschaftenfenster.  
  • Klicken Sie hier wie gewohnt auf „Element bearbeiten“ um Ihre Änderungen vorzunehmen. 
  • Mit Klick auf „Speichern“ werden Ihre Änderungen übernommen. 

6.8 Ansichten 

O2S übernimmt auch Ihre erstellten Ansichten für Listen oder Bibliotheken und ermöglicht das Wechseln zwischen Ihren Ansichten. Standardmäßig wird Ihre im SharePoint festgelegte Standardansicht dargestellt. 

So können Sie in eine andere Ansicht wechseln: 

  • Öffnen Sie das Drop-Down Menü durch klicken auf das kleine Pfeilsymbol (links neben dem Formular-Symbol). 
  • Wählen Sie die gewünschte Ansicht durch Klicken aus. 
  • Nach kurzem Laden wird die Ansicht im Workspace Fenster angezeigt. 

Auch gruppierte Ansichten können im Workspace Fenster von O2S abgebildet werden: 


6.9 Filtern von Listen 

Die Filtereigenschaft im O2S ist ein praktisches Tool um die Anzeige von Elementen effizient einzuschränken. O2S kann nicht nur nach mehreren unterschiedlichen Feldern filtern, sondern gleichzeitig auch nach mehreren verschiedenen Werten innerhalb der Felder. 

So filtern Sie Ihre Ansicht auf bestimmte Werte: 

  • Sobald Sie sich mit dem Mauszeiger über die zu filternde Spalte stellen, wird dieses blau hinterlegt und es erschein ein kleines graues Dreieck.  
  • Durch Klicken auf das Dreieck öffnen Sie das Selektionsauswahl für diese Spalte. 
  • Setzen Sie für die Werte die Sie angezeigt haben möchten, ein Häkchen in die Box. Diese Werte werden sofort übernommen und nicht ausgewählte Werte werden ausgefiltert. 
  • Optional können Sie die Filterfunktion in mehreren Spalten verwenden um das Ergebnis immer mehr zu verfeinern. 

Die Spalten, welche mit Hilfe der Filterfunktion eine eingeschränkte Auswahl anzeigen, werden mit einem Filtersymbol, neben dem Namen des Feldes, gekennzeichnet.  

Um Filter wieder zu entfernen, öffnen Sie nochmals die Selektionsauswahl und klicken Sie auf „Filter von dieser Spalte entfernen“. Damit wird die komplette Auswahl entfernt und im Workspace Fenster wird wieder die ungefilterte, vollständige Liste angezeigt. 


6.10 Sortieren von Listen 

Das Workspace Fenster bietet auch die Möglichkeit, die Listeneinträge nach einer bestimmten Spalte auf- oder absteigend zu sortieren.  

  • Wählen Sie eine Spalte die als Sortierkriterium herangezogen werden soll aus. 
  • Sobald Sie sich mit dem Mauszeiger über die zu sortierende Spalte stellen, wird dieses blau hinterlegt und es erschein ein kleines graues Dreieck.  
  • Durch Klicken auf das Dreieck öffnen Sie das Selektionsauswahl für diese Spalte. 
  • Wählen Sie hier zwischen auf- oder absteigender Sortierung aus.  
  • Optional können Sie zusätzlich bei anderen Spalten die Filterfunktion nutzen, um das Ergebnis weiter zu verfeinern. 

In diesem Beispiel wurde nach dem Dokumententyp aufsteigend sortiert: 

Sortierte Ansichten erkennen Sie am Pfeilsymbol nach oben (aufsteigend) oder nach unten (absteigend) neben der Spaltenbezeichnung.  

7.1 E-Mails hochladen 

Mit O2S können Sie E-Mails mittels Drag & Drop schnell, einfach und bequem auf Ihren SharePoint ablegen. 

  • Markieren Sie jene E-Mail/s, die Sie hochladen möchten. 
  • Ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste in das Workspace Fenster hinein und lassen Sie dann die Maustaste los. 
  • Nach einem kurzen Ladevorgang wird/werden die E-Mail/s hochgeladen. 
  • Optional können die Eigenschaften noch bearbeitet werden. Durch Klicken auf „Eigenschaften bearbeiten“ öffnet sich das Bearbeitungsfenster in welcher Sie die Metadaten eintragen können.  
  • Mit „Speichern“ werden Ihre Eintragungen übernommen. 

7.2 E-Mail Preview 

In der Mailbibliothek können Sie Ihre abgelegten E-Mails auch schnell und bequem in einer Vorschau ansehen, ohne die komplette Maildatei herunterladen zu müssen. Die Preview zeigt Ihnen die
E-Mail Inhalte, die neben Text auch Bilddateien oder Grafiken beinhalten können, an. Weiters werden Ihnen die E-Mail Header Informationen (von, an, cc, Betreff etc.) in der Preview mitgeliefert. Falls die E-Mail Anhänge enthält, so finden Sie diese Information ebenfalls im E-Mail Header. 

So verwenden Sie die E-Mail Preview: 

  • Wählen Sie dafür die gewünschte E-Mail durch einmaliges anklicken aus 
  • Klicken Sie nun auf das „Brief“ Symbol      in der rechten Ecke der Menüzeile.  
  • Es öffnet sich in der rechten Hälfte des Fensters eine Vorschau der E-Mail. 
  • Zum Schließen der Vorschau klicken Sie erneut das „Brief“ Symbol.  

Optional können Sie durch Anklicken des „Vergrößern“ Symbols (Pfeile) in der rechten Ecke, die Vorschau in der gesamten Breite des Fensters anzeigen lassen. Klicken Sie das Pfeilsymbol erneut, verkleinert sich die Anzeige wieder.  

Falls Sie in Ihrer Bibliothek kein Brief-Symbol angeboten bekommen, kann es sein, dass es sich hierbei um keine Mailbibliothek handelt bzw. wurde die Bibliothek noch nicht zur Mailbibliothek erweitert. Weitere Informationen wie Sie Ihre Bibliothek zu einer Mailbibliothek erweitern können, finden Sie im Kapitel 7.3. 


7.3 Erweitern der E-Mailbibliothek 

Im O2S können Sie eine Bibliothek zu einer Mailbibliothek erweitern. Mit diesem Feature werden Metadaten aus dem E-Mail in die jeweiligen Felder automatisch übernommen und müssen ggf. nur mehr ergänzt oder gar nicht mehr nachbearbeitet werden. Mit dem Hochladen der E-Mail haben Sie also den kompletten Arbeitsgang abgeschlossen. 

So erweitern Sie Ihre Bibliothek zu einer Mailbibliothek: 

  • Wählen Sie die zu erweiternde Bibliothek durch Anklicken aus und öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü, wo Sie „Eigenschaften“ auswählen.  
  • Wenn es sich bei dem Element um eine Mailbibliothek handelt, haben Sie hier nun auch den Button „Mailbibliothek erweitern“ zur Auswahl, den Sie bitte anklicken.  
  • Starten Sie die Erweiterung der Mailbibliothek indem Sie im nächsten Schritt auf „Erweitern“ klicken. 
  • Nach kurzem Laden erscheint bei erfolgreicher Erweiterung, die entsprechende Meldung, dass Ihre Mailbibliothek erweitert wurde.  
  • Mit Klick auf „Schließen“ beenden Sie den Vorgang. 

Bibliotheken, die bereits zu einer Mailbibliothek erweitert wurden, erkennen Sie auch am geänderten Navigations-Symbol neben dem Bibliotheksnamen: 

Falls Sie den oben gezeigten Ablauf nicht vollständig durchlaufen konnten und folgende Meldung erhalten, schließen Sie bitte das Fenster und wenden Sie sich bitte an Ihren SharePoint Administrator: 

Weitere Einstellungen zu Ihrem O2S können Sie über die O2S Optionen vornehmen.  

  • Mit Klick auf „Optionen“ im Start-Menüband von Outlook öffnet sich das Einstellungsfenster. 

Die Einstellungen gliedern sich in zwei Rubriken: Zum einen die allgemeinen Einstellungen von O2S und zum anderen die App-spezifischen O2S Einstellungen. 


8.1 Allgemeine Einstellungen 

8.1.1 Anpassen 

Hier finden Sie die Spracheinstellungen von O2S, sowie verschiedene Farbschemas um Ihren O2S eine persönliche Note zu verleihen. 


8.1.2 Privatsphäre 

O2S muss für das Hoch- bzw. Herunterladen von Dateien diese in einen manuell festlegbaren Ordner zwischenspeichern. In diesem Menü können Sie persönlich die Einstellung treffen, wann Sie Ihre temporär, gespeicherten Dateien löschen möchten um mehr Sicherheit Ihrer Privatsphäre zu gewährleisten. 


8.1.3 Information 

Unter diesem Punkt erhalten Sie die generellen Informationen zu Ihrem O2S Produkt, sowie zu alle anderen installierten Smarter Business-Apps. 


8.2 O2S spezifische Einstellungen – SharePoint Explorer


8.2.1 Ansicht 

Mit Aktivierung der „Zeilenumbrüche“ Option können Sie einen Zeilenumbruch in Ihren Ansichten generell zulassen.  

Mit der Aktivierung der Option „Maximale Spaltenbreite festlegen“ können Sie eine fixe, von Ihnen gewünschte Breite für alle Spalten in Ihrer Ansicht festlegen. 


8.2.2 Hochladen 

Dialog nach erfolgreichem Hochladen schließen 
Standardmäßig erhalten Sie zur Bestätigung des erfolgreichen Hochladens ein Dialogfenster, welches Sie mit dieser Funktion ein- oder ausblenden können.  

Automatisch lange Datei- und Ordnernamen kürzen
Standardmäßig erhalten Sie bei zu langen Datei- und Ordnernamen ein Dialogfenster mit verschiedenen Optionen zur Auswahl (siehe dazu auch Kapitel 6.4.1 dieses Benutzerhandbuchs). Falls Sie diese Funktion aktivieren, werden alle Datei und Ordnernamen automatisch gekürzt und hochgeladen, ohne dass sie manuell eine Option auswählen müssen. 

E-Mail Namen automatisch ändern, wenn eine gleiche E-Mail im Zielordner existiert 
Falls Sie diese Funktion aktivieren, bekommt die E-Mail eine fortlaufende Nummer angehängt, sollte diese bereits im gewünschten Zielordner existieren. 

Hochgeladene Mails als gelesen markieren 
Falls Sie diese Funktion aktivieren, werden hochgeladene E-Mails automatisch auch als gelesen markiert. 

Hochgeladene Mails kategorisieren 
Falls Sie diese Funktion aktivieren, können Sie eine gewünschte Kategorie auswählen. Hochgeladene E-Mails werden dann automatisch dieser Kategorie zugeordnet. 

Hochgeladene Mails in Outlook-Ordner verschieben 
Falls Sie diese Funktion aktivieren, können Sie einen gewünschten Ordner zur Ablage auswählen. Hochgeladene E-Mails werden dann automatisch in diesen Ordner verschoben. 

Mit Klick auf „Supportanfrage“ im Start-Menüband von Outlook öffnet sich eine neue E-Mail an eine hinterlegbare E-Mail Adresse (standardmäßig die Support-Adresse von Smarter Business Solutions GmbH: support@smarterbusiness.at). 

10.1 Installationsprozess via setup_package.msi 

Für ein Standortweites Rollout via Deploymentsoftware kann die MSI des Installationspakets herangezogen werden. Die folgenden Parameter sind hier zu verwenden. 

Lediglich der Fortschrittsdialog ohne Userinteraktion: 

msiexec.exe /i “<PFAD>\setup_package.msi“ /qb 

oder ohne visuelle Anzeige: 

msiexec.exe /i “<PFAD>\ setup_package.msi“ /qn 


10.2 Benutzerverwaltung 

Die Authentifizierung der Benutzer welche mit O2S arbeiten, erfolgt über den Windows Credential Manager, also über die in Ihrem Betriebssystem integrierte Windows Security. Sollten Sie sich also entschließen, die Anmeldedaten bei der Verbindung zu SharePoint zu speichern um sich beim nächsten Mal automatisch anmelden zu können, finden Sie die gespeicherten Informationen in der Systemsteuerung Ihres Geräts unter „Systemsteuerung \ Benutzerkonten \ Anmeldeinformationsverwaltung“ Windows Anmeldeinformationen: 

Unter dem Punkt „Generische Anmeldeinformationen“ finden Sie jene Benutzerinformationen, welche O2S für die Authentifizierung am System benutzt. Die von O2S verwendeten Einträge, sind mit dem Präfix SBS.O2S: gekennzeichnet. Eine Änderung der Anmeldedaten oder das Löschen von Anmeldedaten ist hier ebenfalls möglich. 


10.3 SBS.O2S.SharePointExplorer.xml 

10.3.1 Anwendungseinstellungen 

<app.service_id Value=“6C69345906820A556…“ Overwrite=“True„/> 

  • Sollte nicht manuell geändert werden! 

<app.activation_code Value=““ Overwrite=“False„/> 

  • Falls der Produktcode in Value gesetzt ist, wird O2S automatisch aktiviert. Eine Eingabe des O2S Aktivierungscodes durch den User ist nicht mehr erforderlich (Silent Activation). 

<app.use_browser_authentication_whenever_is_possible Value=“False“ Overwrite=“True„/> 

  • Bevorzugt Browser Authentifizierung wenn diese vom Server unterstützt wird. (z.B.: Office365) falls nicht wird der Windows Credential Cache herangezogen 

<app.connection_limit Value=“32“ Overwrite=“True„/> 

  • Internes Setting, sollte nicht geändert werden. Anzahl der Verbindungen die O2S am Rechner öffnen darf.  

10.3.2 Navigationseinstellungen 

<navigation.resolve_sharxx_navigation Value=“True“ Overwrite=“True„/> 

  • Falls Value auf „True“ gesetzt ist, wird die SharxXNavigation.xml für den Strukturaufbau der SharePoint Seiten berücksichtigt. Falls Sie die SharxXNavigation.xml nicht für den Strukturaufbau berücksichtigen wollen, setzen Sie den Value auf „False“. Weitere detaillierte Informationen finden Sie dazu auch im Kapitel 10.3.3. 

<navigation.resolve_quicklaunch_navigation Value=“True“ Overwrite=“True„/> 

  • Falls Value auf „True“ gesetzt ist, wird der SharePoint Quick Launch für den Strukturaufbau der SharePoint Seiten berücksichtigt. Falls Sie den SharePoint Quick Launch nicht für den Strukturaufbau berücksichtigen wollen, setzen Sie den Value auf „False“. Weitere detaillierte Informationen finden Sie dazu auch im Kapitel 10.3.3. 

<navigation.resolve_lists_when_quicklaunch_is_empty_or_disabled Value=“True“ Overwrite=“True„/> 

  • Lädt alle Listen des Webs falls vorhanden. (System und Hidden Listen werden nicht geladen). Wenn deaktiviert wird nur leerer Web Knoten angezeigt. Weitere detaillierte Informationen finden Sie dazu auch im Kapitel 10.3.3. 

<navigation.resolve_subwebs_when_quicklaunch_is_empty_or_disabled Value=“True“ Overwrite=“True„/> 

  • Lädt Subwebs unter dem aktuellen Web Knoten falls vorhanden. 

<navigation.populate_sub_folders_on_demand Value=“False“ Overwrite=“False„/> 

  • Wenn „True“ werden Listen/Subfolder Level für Level geladen wenn darauf geklickt wird. Ansonsten wird alles beim initialisieren der Liste bereits geladen. 

<navigation.show_progress_while_loading Value=“True“ Overwrite=“True„/>
<navigation.show_progress_while_updating Value=“True“ Overwrite=“True„/> 

  • Zeigt grünes Progress Icon Green auf den Web/Listen Knoten usw. An wenn diese geladen/expandiert werden. 

<navigation.loading_progress_show_delay_time Value=“1“ Overwrite=“True„/> 

  • Verzögerte Zeit in Sekunden ab wann beim Laden der Navigation das Progress Icon eingeblendet werden soll 

<navigation.updating_progress_show_delay_time Value=“3“ Overwrite=“True„/> 

  • Verzögerte Zeit in Sekunden ab wann beim Updaten der Navigation das Progress Icon eingeblendet werden soll 

<navigation.core_request_limit Value=“6“ Overwrite=“True„/> 

  • Internes Setting, sollte nicht geändert werden! Dient dem nur dem individuellen Performance Tweaking bei Problemen – max. async Operationen per CPU Thread. 

<navigation.min_request_limit Value=“12“ Overwrite=“True„/> 

<navigation.max_request_limit Value=“24“ Overwrite=“True„/> 

  • Internes Setting, sollte nicht geändert werden! Dient dem nur dem individuellen Performance Tweaking bei Problemen – min/max gesamt async Operationen über alle CPU Kerne. 

<navigation.exclusions Value=““ Overwrite=“True„/> 

  • Nicht anzuzeigende Listen Namen zusätzlich zu den Systemlisten 
  • Bsp.:<!–<navigation.exclusions Overwrite=“True“ Value=“/Site Pages /Websiteseiten /zuletzt verwendet /last used /Recent /Webseitenobjekte /Website Objects“/>–>

 10.3.3 Struktur der Navigation 

Wenn Sie eine SharePoint-Seite zum O2S hinzufügen, können die Subelemente der Seite bzw. deren Anordnung manuell geändert werden. Der Aufbau der Struktur der Navigation erfolgt standardmäßig nach einem hierarchischen Auswahlkriterium: 

  1. SharxxNavigation.xml 
    • falls hinterlegt, wird diese .XML-Datei für die Struktur verwendet 
    • erhältlich durch andere Smarter Business-Produkte, wie z.B. die Excel2SharePoint App 
  2. QuickLaunch der SharePoint Seite 
    • falls keine SharxXNavigation.xml hinterlegt wurde 
    • QuickLaunch der Seite ist manuell im Browser festlegbar 
  3. Alle Seiteninhalte anzeigen 
    • falls keine SharxXNavigation.xml hinterlegt wurde 
    • falls kein QuickLaunch angepasst wurde 

10.3.4 Listeneinstellungen 

<list.view.line_break Value=“False“ Overwrite=“False„/> 

  • Zeigt Mehrzeilige Felder mit viel Inhalt zur übersichtlicheren Darstellung in einer Zeile an 

<list.view.override_maximum_column_widths Value=“False“ Overwrite=“False„/> 

  • Aktiviert Spaltengröße Autoanpassung 

<list.view.maximum_column_widths_limit Value=“550“ Overwrite=“False„/> 

  • Autoanpassung maximale Spaltengröße in Pixel 

<list.search_item_limit Value=“100“ Overwrite=“True„/> 

  • Internes Setting zum Performance Teaking, sollte nicht geändert werden. Anzahl der Suchergebnisse welche auf einmal angezeigt werden. 

<list.override_default_group_item_limit Value=“True“ Overwrite=“True„/> 

  • Internes Setting. Aktiviert das Gruppierungslimit der Liste 

<list.group_item_limit Value=“30000“ Overwrite=“True„/> 

  • Internes Setting. Da SharePoint die Anzahl der gruppierten Elemente im Web anders darstellt als O2S und Paging aktiviert, wenn diese die Gesamtanzahl der Listenelemente welche in der Ansicht definiert sind überschreitet, wird dieses Limit hier umgangen da sonst keine Korrekte Darstellung erfolgen kann und Elemente ausgelassen werden. 

<list.forms.show_maximized Value=“False“ Overwrite=“False„/> 

  • Anzeigegröße (maximiert Ja/Nein) der Sharepoint Overlay Forms innerhalb des Listenfensters. 

10.3.5 Uploadeinstellungen 

<upload.close_dialog_box_when_upload_completes Value=“True“ Overwrite=“False„/> 

  • Falls Value auf „True“ gesetzt ist, ist standardmäßig die Option „Automatisches Schließen des Dialogs nach erfolgreichem Hochladen“ in den O2S aktiviert. Deaktivieren Sie diese Funktion indem sie den Value auf „False“ setzen.  

<upload.automatically_remove_invalid_characters_from_names Value=“False“ Overwrite=“False„/> 

  • Falls Value auf „True“ gesetzt ist, werden beim Upload von Dokumenten automatisch alle ungültigen Zeichen entfernt. Deaktivieren Sie diese Funktion indem Sie den Value auf „False“ setzen. 

<upload.automatically_shorten_long_names Value=“False“ Overwrite=“False„/> 

  • Automatisches Kürzen zu langer Dateinamen. Wenn deaktiviert erhält der User stattdessen einen Dialog zur manuellen Abhandlung. 

<upload.folder.default_name Value=“Untitled Folder“ Overwrite=“True„/>
<upload.file.default_name Value=“Untitled File“ Overwrite=“True„/>
<upload.mail.default_name Value=“Untitled Mail“ Overwrite=“True„/> 

  • Name der verwendet wird, sollten alle Zeichen eines Datei-/Ordnernames am SharePoint unzulässig oder der Betreff bei Mails leer sein. 

<upload.mail.automatically_rename_if_exists Value=“False„/> 

  • Falls Value auf „True“ gesetzt ist, ist standardmäßig die Option „Automatisches Umbenennen einer Mail, wenn sie im Ablageort bereits existiert“ in den O2S Einstellungen des aktiviert. Deaktivieren Sie diese Funktion indem sie den Value auf „False“ setzen. 

<upload.mail.permissions_url Value=““ Overwrite=“True„/> 

  • Unter Value kann optional ein Link zu einer XML-Datei eingetragen werden, welche Listen enthält, in welcher es nicht möglich ist, E-Mails hochzuladen. 

<upload.mail.filename_prefix Value=““ Overwrite=“True„/> 

  • Falls ein Value gesetzt ist, werden die Bezeichnungen der hochgeladenen E-Mails um einen festlegbaren Präfix (eben diesen Value) ergänzt. Deaktivieren Sie diese Funktion indem Sie den Value leer lassen. 

<upload.mail.filename_suffix Value=““ Overwrite=“True„/> 

  • Falls ein Value gesetzt ist, werden die Bezeichnungen der hochgeladenen E-Mails um einen festlegbaren Suffix (eben diesen Value) ergänzt. Deaktivieren Sie diese Funktion indem Sie den Value leer lassen. 

<upload.mail.action.mark_as_read Value=“False„/> 

  • Falls Value auf „True“ gesetzt ist, ist standardmäßig die Option „Hochgeladene Mails als gelesen markiert“ in den O2S Einstellungen aktiviert. Deaktivieren Sie diese Funktion indem Sie den Value auf „False“ setzen. 

<upload.mail.action.categorize Value=“False„/> 

  • Falls Value auf „True“ gesetzt ist, ist standardmäßig die Option „Hochgeladene Mails mit einer Kategorie versehen“ in den O2S Einstellungen aktiviert. Deaktivieren Sie diese Funktion indem Sie den Value auf „False“ setzen. 

<upload.mail.action.categorize.categories Value=““/> 

  • Falls Sie die Option „Hochgeladene Mails mit einer Kategorie versehen“ aktiviert haben, kann unter Value die standardmäßig verwendete Kategorie festgelegt werden. Deaktivieren Sie diese Funktion indem Sie den Value leer lassen. 

<upload.mail.action.move Value=“False„/> 

  • Falls Value auf „True“ gesetzt ist, ist standardmäßig die Option „Hochgeladene Mails in einen Ordner verschieben“ in den O2S Einstellungen aktiviert. Deaktivieren Sie diese Funktion indem Sie den Value auf „False“ setzen. 

<upload.mail.action.move.destination Value=““/> 

  • Falls Sie die Option „Hochgeladene Mails in einen Ordner verschieben“ aktiviert haben, kann unter Value der standardmäßig verwendete Ordner festgelegt werden. Deaktivieren Sie diese Funktion indem Sie den Value leer lassen. 

<upload.mail.save_properties_to_sharepoint Value=“True“ Overwrite=“False„/> 

  • Wenn die Dokumentenbibliothek eine Mailbibliothek ist werden Mailfelder automatisch befüllt. 

10.4 EnvironmentVariables.xml 

<?xml version=“1.0″ encoding=“UTF-8″?>
<EnvironmentVariables>
<ApplicationData Value=“%AppData%\Smarter Business Solutions\Office 2 SharePoint„/>
<Cache Value=“%AppData%\Smarter Business Solutions\Office 2 SharePoint\Cache„/>
<Configuration Value=“%AppData%\Smarter Business Solutions\Office 2 SharePoint\Configuration„/>
<Temp Value=“%AppData%\Smarter Business Solutions\Office 2 SharePoint\Temp„/>
<Logs Value=“%AppData%\Smarter Business Solutions\Office 2 SharePoint\Logs„/>
</EnvironmentVariables> 

In dieser Datei werden die Pfade der Ordner, welche für Office 2 SharePoint verwendet werden angeben. Dabei kann ein AppData-Verzeichnis, ein Cache-Verzeichnis, ein Configuration-Verzeichnis und ein Temp-Verzeichnis manuell eingetragen werden. O2S benötigt alle vier Ordner im laufenden Betrieb. 


10.5 SBS.O2S.Cleaner.xml 

<clean_at_startup Value=“False„/> 

  • Falls Value auf „True“ gesetzt ist, ist standardmäßig die Option „Temporäre Dateien beim Start löschen“ in den Einstellungen von O2S aktiviert. Deaktivieren Sie diese Funktion indem Sie den Value auf „False“ setzen. 

<clean_on_exit Value=“True„/> 

  • Falls Value auf „True“ gesetzt ist, ist standardmäßig die Option „Temporäre Dateien beim Schließen löschen“ in den Einstellungen von O2S aktiviert. Deaktivieren Sie diese Funktion indem Sie den Value auf „False“ setzen. 

<show_progress_dialog_while_cleaning Value=“True„/> 

  • Falls Value auf „True“ gesetzt ist, sehen Sie einen Dialog mit einer Fortschrittsanzeige beim Löschen der temporären Dateien von O2S. Möchten Sie keinen Dialog sehen, könnten Sie diese Funktion mittels Value auf „False“ deaktivieren. 

10.6 SBS.O2S.Infrastructure.xml 

<Theme Value=“Fabric“ Overwrite=“False„/> 

  • Zusätzliche Farbschema der O2S Schrift und Icons. Hier können Sie das Farbschema von O2S in Value festlegen. 

<taskpane.use_office_theme Value=“True“ Overwrite=“False„/> 

  • Legt Fest ob das Outlook Farbschema verwendet werden soll. 

<localization.language Value=“de-AT„/> 

  • Hier können Sie die Sprache von O2S in Value festlegen. 

10.7 SBS.O2S.Outlook.xml 

<settings.info.product_info.link_title Value=““ Overwrite=“True„/> 

  • Zusätzliche Info Zeile im O2S App Einstellungsdialog unter Informationen 

<settings.info.product_info.link_url Value=““ Overwrite=“True„/> 

  • Zusätzliche Link Zeile im O2S App Einstellungsdialog unter Informationen 

<diagnostics.enable_developer_mode Value=“False“ Overwrite=“False„/> 

  • Internes Setting, sollte nicht geändert werden! 

<support.email_address Value=“support@smarterbusiness.at„/> 

  • In Value kann die E-Mail-Adresse eingetragen werden, welche bei der Funktion „Support kontaktieren“ in O2S herangezogen wird (sollte nicht geändert werden). 

10.8 SBS.O2S.SharePoint.xml 

In dieser Datei können Einstellungen zur Berücksichtigung der SSL Zertifizierung bzw. zur Proxy-Konfiguration vorgenommen werden. 

<ssl.ignore_certificate_errors Value=“True„/>
<proxy.use_default_web_proxy Value=“True„/>
<proxy.use_system_proxy Value=“True„/>
<proxy.use_default_credentials Value=“True„/>
<proxy.use_default_network_credentials Value=“True„/> 

  • Optional, diverse Proxy Einstellungen 

<web.security.authentication.providers.adfs.realms Value=““ Overwrite=“True„/> 

  • Optional, in Value kann einer oder mehrere ADFS Realms getrennt mit „;“ eingetragen werden
    Bsp.:
    <web.security.authentication.providers.adfs.realms Overwrite=“True“ Value=“urn:sharepoint:sharxx.com; urn:sp13test:sharxx.com; urn:auth0:sharxx; urn:silentfarm:sharxx.com“/> 

<web.security.authentication.providers.adfs.servers Value=““ Overwrite=“True„/> 

  • Optional, in Value kann einer oder mehrere ADFS Server getrennt mit „;“ eingetragen werden
    Bsp.:
    <web.security.authentication.providers.adfs.servers Overwrite=“True“ Value=“https://dev.sharxx.at“/>

<web.utilities.mui.use_language_switcher Value=“True“ Overwrite=“True„/> 

  • Erkennung der Mehrsprachigkeit aktivieren. 

<web.utilities.use_splnu Value=“False“ Overwrite=“True„/></configuration> 

  • Internes Setting, sollte nicht geändert werden!

10.9 SBS.O2S.SharePointExplorer.EmailFieldMappings.xml 

Hier können detaillierte Einstellungen zu den Email Mappings auf entsprechende Felder einer O2S Mailbibliothek vorgenommen werden.

Die Reihenfolge im XML beeinflusst auch die Reihenfolge in welcher die Mailfelder in einer Dokumentenbibliothek angelegt werden

Details hierzu sind im XML selbst hinterlegt.