Bei einem unserer Kunden, die Großbauprojekte mit mehreren hundert externen Beteiligten abwickeln, kam es immer wieder vor, dass die Benutzer Dokumente unwissentlich ausgecheckt hatten. Die Ursache dafür sind einerseits nicht ausgefüllte Pflichtfelder, und andererseits User, die das das kleine grüne Auscheck-Symbol nicht bemerken. Das kann leider leicht passieren, wenn man nicht täglich mit SharePoint arbeitet.

Die Anforderung war daher, die Benutzer darauf hinzuweisen, dass sie Dokumente ausgecheckt haben und dementsprechend eine Aktion setzen müssen, um ihre Dokumente fachgerecht im SharePoint abzulegen.

Wir entschieden uns, diese Anforderung smarter und simpel zu lösen. Nämlich mithilfe eines einfachen Powershell-Scripts, das wir in einen Task-Scheduler Job hängen und damit:

  • einmal täglich die ganze Plattform nach ausgecheckten Dokumenten durchsuchen,
  • diese in eine zentrale SharePoint Liste schreiben:
  • und dann wird auf Basis dieser Liste pro Benutzer eine Mail mit allen seinen ausgecheckten Dokumenten (projektübergreifend) erzeugt.

Userfreundlich und zeiteffizient wird dies gleich als Link zum betreffenden Element geliefert, damit der Benutzer auf einen Klick sieht, welche Daten fehlen und das Dokument sogleich eingecheckt werden kann. Voilà: Die Dokumente sind für alle wieder verfügbar.

Eine einfache und smartere Lösung – hast du eine ähnliche Anforderung?  Dann melde dich bei uns, wir freuen uns schon auf die nächste Herausforderung!