Eine neue – im SharePoint (onPremise) viel zu lang überfällige – Funktionalität aus dem Smarter Business Backofen steht wieder einmal bereit – Das Teilen jeglicher Files mit organisationsfremden Personen.

Beinahe jede Plattform bietet heute schon Features zum Verteilen von Files mit Personen, die auf das System keinen Zugriff haben. Auch OneDrive steht dem in nichts nach, aber bei der Haupt-Collaboration Plattform von Microsoft, dem SharePoint Server sieht es hier noch relativ düster aus – oder um genau zu sein, es sah düster aus.

Fear no more my friend, wir haben die Lösung!

Unsere neueste Solution Fileshare Extern, ermöglicht es, Files auch mit organisationsfremden Personen zu teilen welche keinen AD oder sonstigen Account am SharePoint besitzen. Alles was dafür notwendig ist, ist eine E-Mail der Person mit der das File geteilt werden soll.

Das Feature stellt im Ribbon einen Button zur Verfügung, welcher das relativ selbsterklärende Menü zum Teilen einer oder mehrerer Files aufruft:

Beim Absenden dieser Mail an den externen Benutzer wird ein Nachricht inkl. nicht nachvollziehbaren Link des/der File(s) in einem anonymen Web gespeichert.
Ruft die Person nun den Link auf, wird dieser von unserer Solution wieder aufgelöst und das File vom Server zum Download bereitgestellt.


Die externe Person erhält dabei keinerlei Zugriff auf Daten außerhalb der anonymen Seite. Auch wird der Speicherort des Files nicht verändert oder eine Kopie erstellt. Dies wird alles von der Solution intern verarbeitet und beim Aufruf direkt an den Browser gesendet. Weiters kann dieser Link auch nur einmal aufgerufen werden – klickt der Empfänger der Mail auf den Link wird über Cookie der Link gesperrt und ist nur mehr von diesem Rechner abrufbar.

Zusätzlich ist für den Admin und berechtigte User ersichtlich ob und wann ein geteiltes File abgerufen wurde.

Isn’t that great? Yessa 😉