Hast du bei der Fülle an Dokumenten und Bibliotheken in deinen Projekten schon allmählich den Überblick verloren? Worry no more, denn Smarter Business hält die Lösung für einen bestens organisierten SharePoint bereit - das Smarter Inhaltsverzeichnis!
Ein weiser Mann sagte mir einst: wenn du einen schnellen Überblick über die Inhalte eines Buches brauchst, dann schlag einfach dessen Inhaltsverzeichnis auf. Klasse Idee! Was macht man also, wenn man sich einen Überblick über alle Dokumente in seinen SharePoint-Projekten verschaffen möchte? Wer danach sucht, wird bald entdecken, dass es (standardmäßig) dafür keine Funktionalität gibt. Bis jetzt – denn wir haben wiedermal die Lösung!
Smarter Site Structure nennt sich unserer neueste Solution.
Das Kernstück bildet ein Webpart, der auf jeder beliebigen Seite eingebunden werden kann. Dieser beinhaltet sämtlicher Dokumente dieses Webs inklusive Subwebs. Durch einen Timer-Job kann nach Belieben eingestellt werden, wie oft die Dokumente aktualisiert werden. Ob stündlich, 4 Mal am Tag, täglich – kein Problem! Administratoren dürfen an dieser Stelle aufatmen, denn jeder Benutzer sieht natürlich nur jene Dokumente, auf die er/sie Zugriff hat.
Durch die tabellarische Darstellung der Dokumenten-Metadaten ergibt sich die Möglichkeit, die Smarter Site Structure nach den eigenen Präferenzen zu gestalten. Zum einen können die Dokumente nach jedem verfügbaren Metadatum gefiltert werden und zum anderen lassen sich die Metadaten-Spalten beliebig ein- und ausblenden.
Und da vor allem bei sehr großen Bibliotheken die Performance der Gesamtübersicht eines der wichtigsten Aspekte ist, beträgt die Ladezeit der Smarter Site Structure nur wenige Sekunden, Filterergebnisse werden sogar augenblicklich angezeigt.
Wenn das mal nicht smarter ist 😀